Tips for holding Online events

Kebutuhan Event Online terus meningkat

Sejak diberlakukannya PSBB oleh pemerintah hingga Adaptasi Kebiasaan Baru, segala aktivitas masih harus menggunakan protokol kesehatan untuk mencegah penyebaran Covid-19. Sementara itu banyak sekali agenda yang sebelumnya telah dipersiapkan menjadi batal. Virtual Event atau melakukan agenda acara secara online menjadi pilihan yang tepat. Mulai dari rapat sederhana, training, kursus atau Seminar Online skala besar yang menghadirkan peserta hingga ribuan orang dapat dilakukan. Bahkan acara penting seperti Rapat Umum Pemegang Saham juga dapat dilakukan secara online.

Berikut ini beberapa tips dari kami jika Anda atau perusahaan Anda ingin mengadakan Event Online atau Seminar Online.

Buat perencanaan yang jelas

Tak peduli event besar maupun kecil, perencanaan yang matang sangatlah penting. Mulailah dengan membuat tujuan dan konsep utama acara Anda. Semakin awal dipersiapkan semakin baik. Beberapa hal yang perlu Anda pikirkan antara lain:

• Berapa jumlah dan target peserta?
• Apakah event anda membutuhan registrasi awal atau untuk umum?
• Bagaimana cara Anda mempromosikan acara tersebut?
• Apakah akan ada lebih dari satu pembicara?
• Apakah video ditayangkan live, atau hanya rekaman?

Pilih waktu dan durasi yang tepat

Memilih hari dan waktu yang tepat sangat penting, tidak semua peserta Seminar yang Anda undang dan telah mengkonfirmasi kehadiran, akan hadir saat hari H. Lakukan sedikit riset apakah waktu yang anda pilih bertepatan dengan hari libur ada adanya event lain yang dapat mengurangi kehadiran peserta.

Jika acara Anda melibatkan banyak negara, perhatikan zona waktu dari masing-masin negara. Pilih waktu yang paling memungkinkan untuk diikuti oleh semua pihak.

Selain, durasi waktu juga tidak kalah penting. Gunakan waktu seefisien mungkin. Tidak semua peserta hadir akan betah berlama-lama di depan laptop atau handphone untuk mengikuti event online. Kapan acara dibuka, berapa lama sambutan atau materi dilakukan, kapan kuisoner dilakukan, semua harus direncanakan secara efektif dan efisien.

Lakukan Promosi

Lakukan promosi agar semakin banyak yang tertarik untuk hadir. Berikan poin penting pada promosi Anda, bisa pembica yang berkualitas, kesempatan menjaring relasi, menambah pengetahuan sampai dengan kesempatan mendapatkan hadiah.

Bagikan acara secara detil, dapat melalui email ataupun media sosial. Promosi dapat dilakukan sebulan sebelum acara dan terus bisa dilakukan hingga seminggu sebelum acara Seminar Online dilakukan.

Persiapkan hal teknis

Koneksi internet yang stabil dan bandwith yang cukup dibutuhkan untuk event online. Pilihlah koneksi internet yang dedicated, tidak di share melalui Wifi ke banyak orang. Gunakan backup koneksi, laptop maupun presenter untuk menghindari hal yang tidak diinginkan.

Gunakan platform Meeting atau Webinar yang tepat. V-cube Indonesia menyediakan pilihan platform yang dapan Anda gunakan. Ada V-CUBE Meeting, V-CUBE Seminar, EventIn, Virtual Exhibition and Zoom. Platform kami mampu menjawab berbagai macam kebutuhkan event online Anda.

Kamera dan Audio system juga cukup Vital, kami juga dapat memberikan saran dan solusi perangkat Event online untuk Anda hingga man power sekaligus.

Tingkatkan keterlibatan peserta

Dengan melibatkan peserta dalam acara anda akan membuat event online semakin menarik dan tidak monoton. Namun hal ini tentu harus disesuaikan dengan konsep acara Anda.

Contoh sederhana yang dapat dilakukan yaitu dengan tanya jawab melalui chat atau Q&A, kuis, polling atau meminta feedback dari peserta. Kemampuan moderator acara sangat penting untuk memandu proses ini agar berjalan dengan lancar.