Acara Hibrida akan tetap menjadi model di masa depan

Industri MICE (Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition) telah mengalami pukulan telak di awal pandemi global. Beberapa di industri telah benar-benar gulung tikar, sementara yang lain terpaksa beralih ke penawaran virtual. Pembatasan terkait pandemi telah menyebabkan lonjakan acara virtual, karena hampir semua event organizer mengambil semua kesempatan yang sedang dibutuhkan di industri, mulai dari meeting, konferensi, festival maupun peluncuran produk secara online.

Dengan diluncurkannya program vaksinasi secara masif di banyak negara, kini sebagian negara sudah menerapkan pelonggaran protokol. Orang-orang kembali dapat beraktifitas dan menghadiri sebuah acara secara fisik seperti yang selama ini dinantikan. Tetapi sepertinya industri MICE tidak akan sepenuhnya kembali ke keadaan sebelum pandemi. Setelah merasakan banyak manfaat yang dapat diberikan oleh acara virtual, para profesional diharapkan untuk tetap mongakomodir model Acara Hibrida (Baca: Tren Hybrid Event) yang menggabungkan pengalaman fisik dan virtual terbaik.

Apa itu Acara Hibrida?

Acara Hibrida sejatinya melayani semua jenis audiens dengan cara yang sama. Baik mereka berpartisipasi secara online atau secara langsung. Acara Hibrida memungkinkan kontinuitas antara elemen fisik dan virtual. Itu membuat perjalanan sama-sama menarik untuk kedua jenis peserta, dan memungkinkan keduanya untuk berbagi pengalaman dan berbaur, mungkin mengambil bagian dalam sesi tanya jawab yang sama melalui teknologi interaktif atau jaringan di ruang virtual. Acara hibrida memenuhi kebutuhan peserta virtual dan fisik secara setara.

Mengapa konsep Hibrida akan tetap eksis?

Dilihat dari perspektif marketing, acara hibrida memiliki berbagai manfaat, mulai dari peningkatan jangkauan dan fleksibilitas hingga kemungkinan menggabungkan pengalaman berbasis teknologi yang inovatif. Berikut adalah beberapa keuntungan yang dibawa model hybrid saat memasarkan sebuah acara

Model hibrida memungkinkan penyelenggara acara untuk menskalakan melampaui batas fisik tempat acara langsung dan secara dramatis meningkatkan kapasitas, yang berarti mereka dapat memasarkan acara ke audiens yang jauh lebih besar. Daripada berkomitmen pada waktu dan biaya perjalanan ke acara langsung, peserta dapat didorong untuk mencoba pengalaman virtual terlebih dahulu, dengan maksud untuk berpotensi menghadiri acara mendatang secara langsung jika menurut mereka itu berharga dan informatif.

Dengan acara hibrida, perencana tidak dibatasi oleh pertimbangan geografis dan dapat membuat acara benar-benar global jika mereka ingin melakukannya. Konferensi Internasional akan dapat diadakan secara virtual sehingga memperluas jangkauannya ke seluruh dunia. Sebagai acara hybrid di masa depan, konferensi ini dapat menampilkan hub lokal kecil dengan sesi tatap muka, yang digabungkan secara terpadu di seluruh dunia oleh komponen virtual.
Kelincahan dan keterjangkauan

Manfaat kedua dari model Acara Hibrida adalah memberikan peningkatan fleksibilitas dan kelincahan, sekaligus menekan biaya. Di dunia di mana perubahan tidak dapat dihindari dan tidak dapat diprediksi, model hibrida memungkinkan penyelenggara untuk meningkatkan dan menurunkan elemen fisik dan virtual sesuai dengan situasi yang terus berkembang.

Acara hibrida bisa lebih terjangkau daripada acara offline karena sejumlah alasan. Penyelenggara dapat memilih ruang acara yang lebih kecil dan lebih hemat biaya jika sebagian besar penonton akan hadir secara virtual, dan mereka tidak memerlukan banyak operator di tempat untuk fungsi seperti admin, penjaga konter tiket, katering, keamanan, dan pemeliharaan. Biaya yang terkait dengan perjalanan dan akomodasi untuk personel acara dan sponsor juga akan dikurangi.

Dengan model acara hibrida, Bagian marketing dapat mengumpulkan berbagai macam paket sponsorship yang menggabungkan elemen virtual dan fisik, yang berpotensi memudahkan untuk menarik pendanaan acara. Dan mengurangi elemen fisik dari suatu acara juga akan meningkatkan keberlanjutan, mengurangi jejak karbonnya dengan membatasi perjalanan yang tidak perlu dan konsumsi energi.