6 Cara Agar Event Online Anda Sukses

V-cube Indonesia – Event Online masih menjadi bagian dari fase adaptasi kebiasaan baru. Sesuai prediksi, di tahun 2021 ini bertambah banyak perusahaan, lembaga, institusi dan asosiasi yang menggelar acaranya dengan konsep Online. Hal ini dilakukan karena pembatasan sosial masih diperlukan untuk mencegah penularan Covid-19. Proses Vaksinasi yang telah berjalan masih membutuhkan waktu lagi agar benar-benar memenuhi target dalam memperoleh kekebalan komunal.

Event Online ini bisa dibuat dalam berbagai bentuk. Mulai dari live streaming, webinar, hybrid dan lain sebagainya. Pada dasarnya hampir setiap acara dapat dibuat menjadi Online. Tentunya Anda harus mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik, mulai dari perencanaan hingga saat berjalannya acara. Anda membutuhkan bantuan tim yang solid serta peralatan yang memadai, baik software maupun hardware.

Berikut beberapa tips bagi Anda yang baru pertama kali merencanakan untuk membuat sebuah Event Online:

1. Buat Outline dan Rundown Acara

Outline atau gambaran dasar untuk online event sangat penting dilakukan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui gambaran besar tentang event. Misalkan Anda ingin memilih seorang presenter, maka pilihlah presenter yang sesuai dengan event Anda. Agar event bisa hidup dan banyak yang tertarik untuk mengikutinya.

Selain itu siapkan juga naskah dan rundown acara yang akan dilakukan saat event berlangsung. Mulai dari Video Bumper, Virtual Background, MC, Presenter dan materi presentasi harus dipersiapkan sebelum acara dimulai. Anda dapat membuat list sususan acara hingga detil transisi yang akan anda lakukan pada setiap perubahan sesi.

2. Gunakan Platform Streaming yang Terbaik

Nah, setelah Anda membuat gambaran dan konsep Acara yang hendak dilakukan, saatnya untuk memilih plaftorm yang sesuai. Berapa jumlah Presenter, berapa jumlah Audiens dapat mempengaruhi pilihan platform yang tepat. Sekarang ini ada banyak pilihan platform streaming yang bisa Anda gunakan. Ini bisa menjadi pertimbangan Anda untuk menentukan biaya yang perlukan.

Selain itu Anda juga bisa menentukan proses registrasi peserta. Beberapa platform sudah mendukug formulir registrasi yang terintegrasi. Namun ada juga platform khusus registrasi dan event yang lebih lengkap serta mendukung penjualan tiket dan online networking antar peserta untuk saling bertukar kartu nama digital.

3. Tes Koneksi Jaringan dan Semua Peralatan

Sebelum melakukan event online, Anda harus mengecek koneksi jaringan dan semua perangkat pendukung digunakan. Perlu juga dipikirkan plan B sebagai backup. Jangan sampai di tengah-tengah acara terjadi kesalahan teknis. Apalagi jika audiens yang mengikuti event ini ada ratusan hingga ribuan. Pasti mereka akan kecewa jika tiba-tiba terjadi kesalahan.

Maka dari itu mengecek perangkat sangat penting dilakukan. Mulai dari audio, video, dan yang paling penting adalah koneksi internet yang stabil. Sangat direkomendasikan Anda menggunakan internet yang dedicated dan menggukanan kabel LAN. Menggunakan WiFi lebih beresiko dengan ketidakstabilan sinyal. Jika Anda menggunakan Tethering dari Ponsel Anda, maka sinyal internet Anda dapat mati seketika ketika ada orang yang menelpon Anda melalui jaringan GSM.

4. Gladi Resik

Gladi Resik (GR) or Rehearsal merupakan langkah terakhir yang harus dilakukan sebelum event anda dimulai. GR berguna untuk menyamakan persepsi dari setiap komponen yang terlibat dalam sebuat acara. GR harus melibatkan pihak Organizer maupun Pengisi Acara. (Baca: Online Event Organizer, Begini cara Online Terbaik)

Anda dapat mengevaluasi kesalahan apa saja yang terjadi setelah melakukan GR. Terkadang GR dapat dilakukan berkali-kali untuk memastikan semua akan berjalan dengan baik.

5. Promosikan Online Event Anda

Tak beda dengan event offline, Anda juga harus mempromosikan event online agar banyak yang mengikuti. Sebarkan flyer event ini di seluruh sosial media Anda. Beri keterangan jam dan di platform apa event Anda akan dilakukan. Anda juga bisa memanfaatkan email marketing jika Audiens event Anda ini hanya terbatas pada industri dan teritori tertentu.

Berikan pengingat sebelum hari pelaksanaan hingga beberapa jam sebelum event online ini dilaksanakan. Komunikasikan juga secara terbuka jika event Anda ini berbayar. Anda perlu menyiapkan Admin khusus agar administrasi peserta dapat dilakukan dengan rapi dan terstruktur.

6. Lakukan Follow Up Audiens Setelah Event Dilakukan

Jika event online Anda sudah berjalan dengan lancar, jangan lupa ucapkan terimakasih kepada audiens. Ucapkan melalui WhatsApp atau email. Selain ucapan terimakasih, Anda juga bisa menyisipkan survei kepuasan terhadap event online yang telah terlaksana. Hal ini dilakukan agar selanjutnya event Anda menjadi lebih baik lagi.

Itulah tadi 5 cara agar online event berjalan dengan lancar dan sukses. Jika Anda membutuhkan informasti bagaimana menyiapkan sebuah event. Anda dapat berkonsulasi dengan tim dari V-cube Indonesia.