Panduan menyelenggarakan acara virtual di 2020

Semenjak pandemi Virus Korona, banyak agenda acara yang bergeser dari offline ke online. Acara virtual telah menjadi jenis acara yang populer sekarang ini. Baik perusahaan besar maupun bisnis kecil juga mengadakan acara dengan konsep virtual seperti konferensi, bursa kerja, pameran dagang bisnis, dan sebagainya.

Faktanya, menyelenggarakan acara virtual yang sukses membutuhkan perhatian dan upaya yang sama seperti acara fisik. Dari definisi sederhana hingga detail perencanaan acara, panduan ini memberikan gambaran umum tentang cara mengatur acara online yang luar biasa. Teruslah membaca untuk mempelajari lebih lanjut tentang acara virtual yang lazim ini.

Definisi Acara Virtual

Acara virtual yang juga dikenal sebagai acara online adalah acara yang dialami individu sepenuhnya secara online (daring), tanpa berkumpul secara langsung (luring). Salah satu perbedaan utama antara acara luring dan daring terletak pada kondisi bahwa acara daring memungkinkan peserta untuk bergabung secara jarak jauh dari seluruh dunia tanpa batasan geografis dan batasan fisik lainnya.

5 jenis utama Acara Virtual

1. Webinar

Webinar adalah bentuk komunikasi satu-ke-banyak, yang juga dapat berarti penyaji dapat menjangkau sekelompok peserta online tertentu dari satu lokasi. Biasanya ada beberapa alat interaktif seperti Tanya Jawab bagi peserta untuk bertukar ide dan pemikiran melalui komunikasi verbal atau non-verbal.

2. Konferensi Virtual

Konferensi online memiliki kemiripan dengan webinar. Perbedaan utama adalah skala acaranya. Yang pertama biasanya melibatkan sejumlah besar peserta, sedangkan yang terakhir menargetkan sejumlah kecil peserta. Konferensi virtual juga memerlukan alat untuk membantu peserta melakukannya secara daring.

3. Rapat Umum Tahunan Virtual

RUPS Virtual akan memungkinkan Rapat Pemegang Saham Tahunan Anda berlangsung secara eksklusif secara online, dimungkinkan bahkan selama periode pandemi saat ini. Di luar siaran web langsung, pengalaman bagi pemegang saham dirancang sedekat mungkin dengan RUPS fisik. Tanya jawab, jajak pendapat, dan interaksi lainnya dengan pemegang saham dilakukan dari jarak jauh dan aman.

4. Pameran Dagang Virtual

Pameran dagang online (Virtual Exhibition) dapat dianggap sebagai jenis pameran online di mana barang dan jasa untuk industri tertentu diperagakan di bilik virtual yang berbeda. Ada juga beberapa platform yang dapat mendukung stan secara virtual yang menawarkan pengalaman acara yang imersif dan interaktif. Platform perlu mendukung banyak unggahan file, seperti pdf mp4 dan sebagainya.

5. Bursa Kerja Virtual

Pameran Karir atau Bursa Kerja online dapat dilihat sebagai acara perekrutan virtual yang diadakan secara online melalui platform virtual di mana para peserta, yaitu pencari kerja dan perwakilan SDM dari berbagai perusahaan dapat terhubung dan berinteraksi satu sama lain sehingga memungkinkan Anda mendapatkan informasi dan lowongan pekerjaan secara langsung.

Elemen penting

Mengorganisir acara virtual mencakup berbagai elemen. Meskipun tidak membutuhkan makanan dan minuman, konektivitas dan kualitas video sangat penting. Beberapa elemen yang sangat diperlukan terdaftar sebagai berikut.

• Halaman Acara (Website)
• Pendaftaran (Registrasi)
• Stabilitas siaran video
• Sesi interaktif
• Konten yang direkam
• Kuisioner dan umpan balik

Dasar-dasar perencanaan

Saat Anda menjalankan acara, tidak dapat dihindari bahwa mungkin ada beberapa kesalahan kecil yang muncul. Seperti kata pepatah, “sedia payung sebelum hujan”. Kita harus mempersiapkan diri kita sendiri dengan rencana matang dan manajemen yang komprehensif.

Untuk memulai, Anda perlu bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan seperti apa target (KPI) untuk acara tersebut dan bagaimana cara memperbaiki beberapa masalah konektivitas? Menyiapkan beberapa rencana darurat sangat penting, untuk antiosipasi masalah yang sewaktu-waktu dapat terjadi.

Selain itu, sebagai penyelenggara acara, hal penting lainnya adalah meningkatkan keterlibatan selama acara berlangsung. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bagaimana memfasilitasi interaksi antar peserta menjadi sangat penting, karena Anda tidak ingin peserta merasa bosan.

Begitu pandemi belum usai, tren acara virtual akan berlangsung selama jangka waktu tertentu. Meskipun acara virtual memiliki beberapa keterbatasan dibandingkan dengantatap muka, namun memiliki kelebihan untuk memecahkan kendala jarak geografis dan kendala waktu. Selama masa-masa sulit ini, para profesional acara seharusnya sudah terbiasa dengan mode acara baru ini.

Anda dapat berkonsultasi dengan tim kami di V-cube Indonesia dan lihat bagaimana kami dapat membantu untuk mengadakan acara virtual yang sukses.