Mengenal Virtual Conference, jenis dan manfaatnya

Dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, Virtual Conference semakin banyak digunakan untuk mempertemukan orang-orang di berbagai lokasi sehingga dapat bertemu secara virtual dan melakukan bisnis. Virtual Conference telah menjadi media yang semakin populer dan dapat diterima untuk mengembangkan dan menjangkau audiens yang lebih besar. Bisnis di berbagai jenis industri telah menyadari bahwa mengadakan konferensi secara virtual jauh lebih murah daripada acara tatap muka.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang hal ini, di sini kami akan menunjukkan kepada Anda apa itu Virtual Conference serta jenis dan perbedaan masing-masing.

Apa itu Virtual Conference?

Virtual Conference memungkinkan peserta dari jarak jauh atau bahkan dari belahan bumi yang lain, untuk mengakses pertemuan dan acara langsung dari tempat masing-masing menggunakan komputer atau perangkat lainnya. Dapat diselenggarakan sepenuhnya melalui Internet atau jaringan telepon dimana peserta tidak perlu berkumpul di ruangan fisik yang sama. Melalui teknologi informasi yang dirancang khusus untuk pengalaman virtual, peserta dapat bergabung dalam rapat virtual dengan mudah. ​​Selain acara langsung, konferensi virtual mencakup forum diskusi, peluang jaringan, pusat sumber konferensi, kemampuan untuk mencari dan mengobrol dengan peserta konferensi lainnya, dan fitur lainnya. Semua ini dirancang khusus untuk memberikan kesempatan yang sama kepada peserta virtual untuk mendapatkan pengalaman rapat yang sama dengan peserta di tempat.

Tiga Jenis Virtual Conference

Teleconference, Video Conference, dan Web Conference adalah tiga jenis utama Virtual Conference yang diterapkan pada berbagai jenis situasi atau industri. Berikut adalah pengenalan singkat tentang ketiga jenis tersebut.

1. Teleconference

Teleconference menghubungkan peserta rapat melalui saluran telepon. Hal ini dapat dicapai melalui sambungan telepon rumah atau perangkat seluler, yang memungkinkan banyak orang untuk terhubung secara bersamaan dari berbagai lokasi. Ini termasuk konferensi telepon, konferensi telepon dan konferensi audio, dll.

Kelemahan dari teleconference adalah bahwa tidak ada referensi visual untuk peserta rapat, dan orang tidak memiliki akses untuk mengidentifikasi siapa yang berbicara dan tidak dapat melihat satu sama lain. Format ini dapat lebih efektif jika semua peserta telekonferensi diperkenalkan terlebih dahulu, dan jika setiap orang mengidentifikasi dirinya sebelum berkomentar.

2. Video Conference

Video Conference memungkinkan peserta untuk tidak hanya mendengar tetapi juga melihat satu sama lain. Orang yang ingin bergabung dalam konferensi video memerlukan perangkat keras dengan kamera, video codec, speaker mikrofon serta biasanya dibekali dengan remote control.

Jenis konferensi virtual ini sering digunakan oleh perusahaan yang sering mengadakan rapat dan kordinasi antar kantor cabang di lokasi yang berbeda. Perangkat Video Conference biasanya ditempatkan di ruang rapat khusus yang juga menyediakan proyektor ataupun TV sebagai screen untuk menampilkan video dari peserta rapat.

3. Web Conference

Web Conference adalah istilah umum yang digunakan untuk menggambarkan proses penggunaan Internet dan browser web untuk menghubungkan individu atau kelompok bersama-sama dari wilayah geografis yang terpisah. Web conference dapat berupa rapat online, webinar serta dapat digunakan menampilkan presentasi langsung secara real time.

Web Conference memungkinkan komunikasi point-to-point ataupun komunikasi multipoint. Teknologi ini menawarkan hal yang jauh lebih praktis karena pesan berbasis teks, suara, dan video untuk dibagikan secara bersamaan cukup melalui laptop, tablet maupun smartphone.

Mengadakan Conference di masa pandemi dan yang akan datang

Konsep Virtual Conference semakin berkembang dan dengan mengkombinasikan berbagai macam fitur dan teknologi. Lebih dari sekedar komunikasi audio visual, Virtual Conference juga dapat melibatkan interaksi yang lebih dari peserta dengan menghadirkan Fitur Chat (Public Chat dan Private Chat, Q&A, Kuisoner bahkan integrasi dengan Games yang menampilkan leaderboard.

Peserta Virtual Conference juga semakin dimanjakan dengan tampilan visual yang berkualitas tinggi dan immersive dimana beberapa peserta dapat tampil dalam satu video yang sama meskipun lokasi mereka berbeda. Virtual Conference juga dapat dipadukan dengan Virtual Expo atau Virtual Exhibition untuk menghadirkan sebuah pameran virtual yang ditampilkan dengan teknologi 3D.

Dengan banyaknya Virtual Conference yang telah diselenggarakan dengan baik dan sangat sukses, membuat banyak pihak percaya bahwa format ini akan terus dilakukan. Di masa mendatang meskipun pandemi telah berlalu, konsep Acara Virtual akan tetap menjadi pilihan. Karena mampu menghadirkan pesertan dengan geografis yang lebih luas serta dengan biaya yang jauh lebih murah.