7 Perangkat Pendukung dalam pelaksanaan e-RUPS

e-RUPS adalah pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (RUPST) atau Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (RUPSLB) oleh Perusahaan Terbuka yang digelar secara elektronik. Selama Pandemi RUPS dilaksanaan secara online dimana Pemegang Saham atau yang dikuasakan dapat menghadiri secara daring dan memberikan suara / voting melalui Electronic General Meeting System (eASY.KSEI). Saat ini ketika situasi sudah kembali normal, RUPS dilakukan secara hybrid dimana sebagian pemegang saham hadir secara fisik dan sebagian lagi dapat menghadiri secara online.

Perusahaan Terbuka yang akan melaksanakan e-RUPS perlu menyediakan perangkat pendukung untuk menjamin suskesnya acara. Di sini peran Event Organizer spesialis acara RUPS seperti V-cube Indonesia sangat dibutuhkan. Berikut ini beberapa perangkat pendukung untuk membantu agar e-RUPS berajalan dengan lancar.

1. Kamera

Kamera adalah perangkat pendukung pertama yang sudah pasti dibutuhkan. Di dalam sebuah pelaksanaan e-RUPS paling tidak ada beberapa pihak yang harus tampil di dalam layar elektronik. Di antaranya Dewan Direksi dan Dewan Komisari, Notaris, Biro Administrasi Efek (BAE) serta MC atau Pembawa Acara. Terkadang Pemegang Saham yang hadir juga dampat ditampilkan saat sesi pertanyaan. Berdasarkan pengalaman V-cube, setidaknya diperlukan 2 buah kamera beserta operatornya untuk dapat mencover semua pihak.

2. Audio Sytem

Perangkat Audio System yang dibutuhkan meliputi Power Amplifier, Mixer, Microphone, Speaker serta kabel konektor. Pastikan bahwa perangkat Audio System yang digunakan sesuai dengan spesifikasi ruangan yang digunakan. Jangan sampai terjadi noise karena itu akan mengganggu jalannya acara e-RUPS. Baik noise di dalam ruangan maupun noise dalam ruang virtual / Zoom webinar yang digunakan.

3. PC / Laptop

PC / Laptop digunakan untuk membuka portal aplikasi eASY.KSEI. Dari Event Organizer biasanya akan menyediakan PC / Laptop khusus untuk melakukan proses mixing Video dan Audio agar dapat tampil di Zoom Webinar. Sementara Notaris dan BAE biasanya menggunakan laptop untuk perhitungan Voting dan Kuorum.

4. LED Screen / TV

LED Screen / TV dibutukan untuk menampilkan output Video setelah dimixing atau bisa juga untuk menampilkan materi presentasi. LED Screen biasanya dibuat menghadap ke arah Dewan Direksi dan Dewan Komisaris agar mereka juga dapat melihat apa yang sedang ditampilkan di Zoom Webinar. Termasuk melihat penampilan diri mereka sendiri. Penggunaan LED Screen yang bagus akan memuat Dewan Direksi dan Dewan Komisari merasa lebih nyaman.

5. Proyektor dan Layar

Proyektor biasanya dibutuhkan untuk mengampilkan output Video atau materi presentasi secara lebih besar agar dapat disaksikan oleh semua peserta RUPS yang hadir secara fisik terutama para pemegang saham. Fungsi proyektor sebenernya dapat digantikan dengan LED Screen. Namun penggunaan proyektor memerlukan harga sewa yang lebih ringan dibandingkan dengan LED Screen, terlebih yang berukuran besar.

6 Kabel Internet dan Router

Koneksi Internet yang stabil dengan dedicated bandwidth sangat direkomendasikan untuk pelaksanaan e-RUPS. Oleh karena itu V-cube Indonesia selalu memberikan saran agar koneksi internet menggukanan Kabel LAN. Koneksi internet menggunakan Kabel LAN lebih stabil dan resiko interferensi atau putus koneksi lebih kecil dibandingkan menggukanan WiFi. Selain itu koneksi untuk event seperti e-RUPS juga harus dedicated, bukan sharing connection.

V-cube Indonesia juga menyediakan internet backup berupa Router 4G. Internet backup hanya digunakan ketika terjadi masalah pada koneksi utama. Koneksi akan dibuat redundancy sehingga saat koneksi utama putus, internet akan langsung diarahkan ke jalur backup. Selain untuk backup, Router atau Hub bisa digunakan untuk membagi koneksi internet ke beberapa PC / Laptop yang ada di lokasi e-RUPS.

7. Backdrop

Backdrop secara langsung tidak memberikan pengaruh pada jalannya e-RUPS. Namun backdrop dapat memberikan nuansa khusus terhadap acara RUPS yang sedang berlangsung. Backdrop yang digunakan biasanya backcrop panggung dengan ukuran tinggi dan sudah disertai dengan lighting. Backdrop memberikan identitas bagi acara RUPS dan elemen penting untuk dokumentasi. Setelah acara RUPS biasanya akan dilanjut dengan acara Public Expose dan wartawan untuk meliput.

Demikian 7 Perangkat Pendukung dalam pelaksanaan e-RUPS agar dapat berlajan secara baik. Perusahaan Terbuka yang akan melaksanaan e-RUPS harus memperhatikan semua perangkat pendukung ini demi kelancaran acara. Jika Anda membutuhkan Vendor RUPS yang berpengalaman, Anda dapat menghubungi tim V-cube Indonesia.

V-cube Indonesia juga merupakan konsultan KSEI dalam mengintegrasikan Zoom Webinar untuk modul Tayangan RUPS di portal eEASY.KSEI. Sehingga, V-cube Indonesia sedikit banyak sudah memahami proses yang harus dilakukan untuk menjalankan e-RUPS.