Tugas dan Tanggung Jawab Corporate Secretary di Perusahaan Tbk

Corporate Secretary atau biasa disebut corsec memiliki peran penting dalam tata kelola perusahaan, khususnya untuk perusahaan terbuka (Tbk) yang beroperasi dalam lingkup regulasi yang ketat. Jabatan ini tidak hanya berfokus pada tugas administratif, tetapi juga memainkan peran strategis dalam menjamin kepatuhan terhadap regulasi, menjaga transparansi, dan memfasilitasi komunikasi antara pemangku kepentingan. Artikel ini akan mengupas tugas dan tanggung jawab corsec dalam mendukung tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance).

Apa Itu Corporate Secretary?

Corporate Secretary atau corsec adalah individu atau bagian dari organisasi yang bertanggung jawab atas pengelolaan tata kelola perusahaan, komunikasi dengan regulator, dan pelaksanaan administrasi penting perusahaan. Dalam perusahaan Tbk, posisi ini menjadi sangat penting karena bertindak sebagai penghubung utama antara perusahaan, pemegang saham, otoritas pasar modal, dan publik.

Menurut Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (OJK) Nomor 35/POJK.04/2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik, Corporate Secretary wajib diangkat oleh setiap perusahaan terbuka. Hal ini bertujuan untuk mendukung tata kelola perusahaan yang lebih transparan dan akuntabel.

Tugas Corporate Secretary

Berikut adalah tugas utama corsec sesuai dengan regulasi dan praktik terbaik di perusahaan terbuka:

1. Memastikan Kepatuhan terhadap Regulasi

Corporate Secretary bertanggung jawab memastikan perusahaan patuh terhadap semua peraturan yang berlaku, baik dari Otoritas Jasa Keuangan (OJK), Bursa Efek Indonesia (BEI), maupun regulasi pasar modal lainnya.

• Penyampaian laporan berkala, seperti laporan tahunan dan laporan keuangan.
• Pelaporan fakta material dan informasi penting yang dapat memengaruhi keputusan investor.
• Mengelola komunikasi antara perusahaan dan regulator untuk menjamin kepatuhan hukum.

2. Mendukung Implementasi Tata Kelola Perusahaan yang Baik (GCG)

Corporate Secretary memainkan peran penting dalam memastikan prinsip-prinsip GCG seperti transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independensi, dan kewajaran diimplementasikan secara efektif.

• Memastikan perusahaan memiliki kebijakan tata kelola yang jelas.
• Mengawasi pelaksanaan prinsip tata kelola dalam setiap aspek operasional perusahaan.
• Memberikan nasihat kepada Direksi dan Dewan Komisaris terkait kepatuhan dan tata kelola.

3. Mengelola Dokumentasi Perusahaan

Corporate Secretary bertanggung jawab untuk menyimpan dan mengelola dokumen penting perusahaan, termasuk:

• Dokumen legal seperti anggaran dasar dan perubahan struktur organisasi.
• Risalah rapat Direksi, Dewan Komisaris, dan RUPS.
• Arsip laporan keuangan dan dokumen terkait lainnya.

Tanggung Jawab Corporate Secretary

1. Mendukung Dewan Direksi dan Dewan Komisaris

Corporate Secretary bertugas memberikan nasihat hukum dan administratif kepada Direksi dan Dewan Komisaris dalam pengambilan keputusan. Tanggung jawab ini termasuk memastikan setiap keputusan yang diambil telah sesuai dengan regulasi yang berlaku.

2. Mengelola Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

RUPS adalah forum tertinggi dalam struktur tata kelola perusahaan terbuka, di mana pemegang saham dapat mengambil keputusan strategis. Corporate Secretary memiliki tanggung jawab penuh dalam mengelola pelaksanaan RUPS, mulai dari persiapan hingga dokumentasi.

• Persiapan RUPS:
  Corsec menyusun agenda rapat, menyiapkan dokumen pendukung, dan memastikan semua informasi disampaikan kepada pemegang saham sesuai ketentuan.
• Pelaksanaan RUPS dengan Dukungan Teknologi:
  Pelaksanaan RUPS memerlukan dukungan teknologi untuk memastikan transparansi dan efisiensi. Dalam hal ini, V-cube Indonesia menjadi mitra penting bagi perusahaan Tbk.
  • V-cube Indonesia menyediakan perangkat pendukung RUPS seperti sistem konferensi yang modern dan andal.
  • Mereka juga mendukung dokumentasi profesional selama rapat berlangsung, baik dalam bentuk rekaman video.
  • Dengan layanan jasa live streaming RUPS, V-cube Indonesia memungkinkan pemegang saham yang tidak dapat hadir secara fisik untuk tetap mengikuti rapat secara real-time, sehingga meningkatkan partisipasi dan keterlibatan.
• Dokumentasi Pasca-RUPS:
  Corsec memastikan semua keputusan yang diambil selama RUPS terdokumentasi dengan baik dalam bentuk risalah rapat yang sesuai dengan ketentuan hukum.

3. Menyampaikan Informasi Material kepada Publik

Corporate Secretary bertugas menyampaikan informasi material yang relevan kepada publik secara transparan dan tepat waktu. Informasi ini meliputi laporan keuangan, pengumuman dividen, atau perubahan kepemimpinan. Kegiatan semacam ini biasanya dilaksanakan pada acara Public Expose setelah melaksanakan RUPS.

4. Mengelola Hubungan dengan Pemangku Kepentingan

Sebagai penghubung resmi perusahaan, corsec menjalin komunikasi yang efektif dengan berbagai pemangku kepentingan, termasuk:

• Regulator: Melakukan pelaporan berkala dan koordinasi dengan OJK dan BEI.
• Pemegang Saham: Memberikan informasi yang diperlukan, seperti hak-hak pemegang saham dan pelaksanaan RUPS.
• Publik dan Media: Menyampaikan informasi yang dapat memengaruhi persepsi publik terhadap perusahaan.

Kompetensi yang Dibutuhkan

Untuk menjalankan tugasnya dengan baik, Corporate Secretary memerlukan berbagai kompetensi, di antaranya:

• Pengetahuan Regulasi: Harus memahami peraturan pasar modal dan tata kelola perusahaan.
• Kemampuan Komunikasi: Mampu menjalin hubungan baik dengan pemangku kepentingan.
• Kepemimpinan: Dapat memimpin tim untuk memastikan semua tugas administrasi berjalan dengan lancar.
• Kemampuan Teknologi: Menguasai teknologi pendukung seperti cara menggunakan Easy KSEI dan Zoom untuk mendukung pelaksanaan RUPS dan kegiatan lainnya.

Tantangan yang Dihadapi Corporate Secretary

1. Kompleksitas Regulasi:
   Perubahan regulasi yang cepat menuntut Corporate Secretary untuk terus memperbarui pengetahuan mereka agar tetap mematuhi aturan yang berlaku.
2. Kebutuhan Transparansi yang Tinggi:
   Di era digital, Corporate Secretary harus memastikan bahwa informasi perusahaan tersedia secara akurat dan dapat diakses dengan mudah oleh pemegang saham dan publik.
3. Tekanan dari Pemangku Kepentingan:
   Sebagai penjembatan antara perusahaan dan berbagai pihak, Corporate Secretary sering kali menghadapi tekanan yang besar untuk memenuhi kebutuhan semua pihak.

Kesimpulan

Corporate Secretary memegang peranan strategis dalam menjaga tata kelola perusahaan yang baik, terutama untuk perusahaan terbuka. Dengan tanggung jawab mulai dari memastikan kepatuhan terhadap regulasi, mengelola dokumentasi, hingga melaksanakan RUPS, corsec menjadi kunci keberhasilan operasional dan reputasi perusahaan.

Dalam pelaksanaan RUPS, kehadiran mitra seperti V-cube Indonesia sangat membantu memastikan jalannya rapat berjalan dengan lancar melalui layanan teknologi canggih, dokumentasi profesional, dan live streaming yang meningkatkan efisiensi dan partisipasi pemegang saham. Dengan dukungan seperti ini, corsec dapat menjalankan tugasnya dengan lebih efektif, memastikan perusahaan tetap transparan, akuntabel, dan kompetitif di pasar.