Onboarding Karyawan: Definisi, Tujuan dan Langkah-langkahnya

Proses onboarding karyawan yang baik layaknya seseorang ketika naik pesawat. Sama halnya saat masuk pesawat, Anda disambut oleh pramugara/i dengan sangat ramah. Mereka membantu Anda menemukan mencari tempat duduk, memasukan tas dan barang Anda ke dalam kabin pesawat. Kemudian Anda akan mendapatkan penjelasan sesuai dengan prosedur keselamatan penerbangan. Sehingga Anda akan merasa nyaman dan sampai ke tujuan dengan selamat.

Begitu pula karyawan baru, mereka harus disambut dan diperlakukan dengan baik agar merasa nyaman dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya.

Table of Contents

• Definisi Onboarding Karyawan
• Tujuan Onboarding Karyawan
• Langkah-langkah penting dalam proses onboarding
• Peran dan tanggung jawab
• Tool yang digunakan dalam proses onboarding
• Kesimpulan

Definisi Onboarding Karyawan

Onboarding Karyawan adalah mekanisme di mana karyawan baru memperoleh pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan untuk menjalani peran barunya di perusahaan secara efektif.

Onboarding karyawan baru dapat memakan waktu beberapa minggu atau lebih. Namun sebagian besar praktisi setuju bahwa periode adaptasi karyawan baru setidaknya dilakukan selama tiga bulan.

Tiga bulan ini adalah waktu minimum bagi karyawan baru untuk membiasakan diri dengan peran mereka, mempersiapkan mental dan tanggung jawab mereka. Karyawan baru perlu agar merasa dihargai dan didukung, serta mendapatkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan menjalani pekerjaannya.

Tujuan Onboarding Karyawan

Onboarding seharusnya dapat meletakkan dasar untuk kesuksesan dalam jangka panjang. Berikut ini tujuan dari onboarding karyawan yang perlu Anda pahami:

• Memastikan karyawan baru memahami budaya, visi, misi, dan strategi perusahaan.
• Memberikan karyawan baru informasi dan pelatihan yang diperlukan untuk melakukan tugas mereka dengan efisien dan efektif.
• Membangun hubungan positif antara karyawan baru dan rekan kerja serta atasan.
• Mempercepat proses integrasi karyawan baru ke dalam tim dan organisasi.
• Memastikan karyawan baru memahami tugas dan tanggung jawab mereka serta memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan.
• Meningkatkan retensi karyawan dan memastikan bahwa karyawan baru merasa nyaman dan diterima sejak awal.
• Menciptakan budaya yang inklusif dan memastikan bahwa semua karyawan merasa diakui dan dihargai.

Dengan demikian, proses onboarding yang efektif sangat penting untuk memastikan bahwa karyawan baru dapat bekerja dengan efisien dan efektif serta merasa nyaman dan diterima sebagai bagian dari tim dan organisasi.

Langkah-langkah penting dalam proses onboarding

Lantasi bagaimana langkah-langkah yang harus dilakukan dalam sebuat proses onboarding? Berikut adalah beberapa langkah penting yang dapat Anda ikuti dalam melakukan proses onboarding karyawan baru:

• Penyambutan dan pengenalan: Pertama-tama, karyawan baru harus diberikan penyambutan yang hangat dan dikenalkan kepada rekan kerja dan atasan mereka.
• Informasi perusahaan: Berikan karyawan baru informasi tentang sejarah, visi, misi, dan budaya perusahaan.
• Pelatihan tugas: Berikan karyawan baru pelatihan yang diperlukan untuk melakukan tugas mereka dengan efisien dan efektif.
• Sosialisasi: Sosialisasi dengan rekan kerja dan atasan sangat penting untuk membangun hubungan dan memastikan bahwa karyawan baru merasa nyaman dan diterima.
• Mentoring: Tempatkan karyawan baru dengan mentor yang dapat membantu mereka mengatasi masalah dan memberikan dukungan.
• Evaluasi: Evaluasi dan umpan balik berkala dari atasan dan rekan kerja sangat penting untuk memastikan bahwa karyawan baru memahami tugas dan tanggung jawab mereka dan mengejar kinerja yang baik.

Proses onboarding yang baik membantu karyawan baru merasa nyaman dan diterima sejak awal, serta memastikan bahwa mereka memahami tugas dan tanggung jawab mereka sehingga mereka dapat bekerja dengan efisien dan efektif.

Peran dan tanggung jawab

Beberapa pihak yang terlibat dalam proses onboarding karyawan baru meliputi:

1. HR (Human Resources) atau bagian sumber daya manusia: Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses onboarding berjalan dengan lancar dan efektif.
2. Manajer atau atasan karyawan baru: Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan baru memahami tugas dan tanggung jawab mereka serta membantu mereka mengatasi masalah dan membangun hubungan dengan rekan kerja.
3. Karyawan senior atau mentor: Mereka bertanggung jawab untuk memberikan dukungan dan bimbingan kepada karyawan baru dan memastikan bahwa mereka memahami budaya perusahaan.
4. Rekan kerja: Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan baru merasa diterima dan nyaman di lingkungan kerja mereka.
5. Karyawan baru: Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mereka memahami tugas dan tanggung jawab mereka serta bekerja dengan efisien dan efektif.

Semua pihak harus bekerja sama untuk memastikan bahwa proses onboarding berjalan dengan baik.

Tool yang digunakan dalam proses onboarding

Berikut adalah beberapa tool yang dapat digunakan dalam proses onboarding karyawan baru:

1. Sistem HR: Platform HR modern sering menyediakan fitur onboarding yang membantu mengelola dokumen, pelatihan, dan evaluasi karyawan baru.
2. LMS: Alat seperti LMS (Learning Management System) membantu membuat dan mengelola program pelatihan bagi karyawan baru.
3. Video dan multimedia: Alat seperti video dan multimedia dapat membantu memberikan konten pelatihan yang menarik dan mudah dipahami bagi karyawan baru.
4. Formulir elektronik: Alat seperti formulir elektronik membantu mempermudah pengumpulan informasi dan dokumen penting selama proses onboarding.
5. Alat survey: Alat seperti survey dapat membantu mengevaluasi kepuasan karyawan baru dan memastikan bahwa proses onboarding berjalan dengan baik.

Dengan menggunakan berbagai tool ini, perusahaan dapat memastikan bahwa proses onboarding berjalan dengan efisien dan efektif, mempermudah pengumpulan informasi dan dokumen penting.

Kesimpulan

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, onboarding menjadi bagian dari proses penting bagi karyawan baru dan perusahaan. Ini membantu memastikan bahwa karyawan baru memahami tugas dan tanggung jawab mereka, merasa nyaman dan diterima, dan memiliki informasi dan pelatihan yang dibutuhkan untuk berhasil bekerja di perusahaan. Oleh karena itu, onboarding merupakan komponen penting dari proses rekrutmen yang efektif.

V-cube Indonesia memberikan solusi berupa platform LMS yang dapat membantu program onboarding karyawan. LMS menawarkan aktivitas onboarding yang unik sekaligus menyederhakanan prosesnya. Aktivitas onboarding dapat dilakukan secara paperless dan terpusat.